Allteq Solutions Oy:n henkilötietojen tietosuoja

Tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 1.10.2018.

Rekisterinpitäjä

Allteq Solutions Oy
Joensuunkatu 7, 24100 Salo.
allteq@allteq.fi
010 320 3300

Rekisterinpitäjän edustaja

Toimitusjohtaja Jarkko Nurmi
Joensuunkatu 7, 24100 Salo.
jarkko.nurmi@allteq.fi
040 827 0270

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Allteq Solutions Oy kerää ja käsittele henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Allteq Solutions Oy:n asiakkuuksien hoito. Käsittelyn oikeusperusteena on sovellusvuokraussopimus.
Suoramarkkinointi mahdollisille asiakkaille. Suoramarkkinointia tehdään yritys- ja yhteisöasiakkaille ja sen oikeusperusteena on yleinen etu.
Allteq Solutions Oy:n käyttämien palvelu- ja tavarantoimittajien liikesuhteiden hoito. Käsittelyn oikeusperusteena on joko sopimus tai oikeutettu etu (liikesuhde).
Allteq Solutions Oy:n työntekijöiden henkilötietoja työsuhdetta varten. Käsittelyn oikeusperusteena on työsopimus ja työnantajan lakisääteiset velvollisuudet.

Tietojasi voidaan käsitellä myös silloin, kun käytät palveluitamme. Allteq-järjestelmän laajuudesta ja kokoonpanosta riippuen, nämä tiedot voivat sisältää myös henkilökohtaisia tietojasi.

Henkilötiedot lisättäessä työntekijäksi
Ajotiedot (alku- ja lopetusajat, sijaintitiedot, reitit) kun työajankeräys GPS-seurannalla on käytössä. GPS-tietojen kerääminen tapahtuu iOS ”Allteq”-sovelluksella, Android erillisellä ”Allteq Tracker”-sovelluksella. Sijaintitietoja käytetään vain laitteen nykyisen sijainnin näyttämiseen, ajokilometrien laskemiseen, sekä ajoraportin luontiin. Sijaintitietoja ei missään tapauksessa luovuteta kolmansille osapuolille.
Muut tiedot, joita voimme vastaanottaa palvelumme käytön aikana ja jotka muiden tietojen yhteydessä voivat sisältää henkilökohtaisia tietoja.
Kun käytät Allteq-järjestelmää, on mahdollista luoda integrointeja kolmansien osapuolten palveluiden kanssa. Kolmannen osapuolen palvelu on Palveluun integroitu ohjelmisto, jonka avulla voit ottaa integroidut sovellukset käyttöön ja poistaa ne käytöstä. Kun sovellusta käytetään integroitujen sovellusten ollessa käytössä, nämä kolmannen osapuolen palveluntarjoajat voivat esimerkiksi jakaa tai vastaanottaa sinua koskevia henkilötietoja (mukaan lukien tuonti ja vienti).
Allteq käsittelee henkilötietojasi Allteq-järjestelmällä kerätyn datan osalta niin kauan kuin sovellusvuokrasopimus on voimassa. Tämän ajanjakson lopussa Allteq poistaa sinua koskevat tiedot järjestelmästämme sovellusvuokrasopimuksessa sovitun mukaisesti.

Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Asiakkaista kerätään yrityksen nimi ja yhteystiedot, yritykseen liitetyt yhteyshenkilöt ja heidän yhteystietonsa, sekä asiakkuuteen liittyvät sopimukset ja niissä olevat yhteystiedot. Asiakastiedot kerätään henkilöiltä itseltään tai heidän työnantajiltaan.

Suoramarkkinointia varten mahdollisista asiakkaiden edustajista kerätään nimi ja yhteystiedot. Tiedot suoramarkkinointia varten kerätään julkisista lähteistä kuten luettelo- ja yritystietopalveluista tai yritysten kotisivuilta. Lisäksi tietoja kerätään henkilöiltä itseltään tai heidän työnantajiltaan.

Palvelu- ja tavarantoimittajien liikesuhteiden hoitoa varten kerätään toimittajayrityksen yhteyshenkilöiden nimi ja yhteystiedot. Tiedot kerätään yleisesti saatavilla olevista lähteistä kuten luettelo- ja yritystietopalveluista tai yritysten kotisivuilta. Lisäksi tietoja kerätään henkilöiltä itseltään tai heidän työnantajiltaan.

Työntekijöistä kerätään nimi, yhteystiedot ja henkilötunnus sekä työsuhteeseen liittyviä tietoja kuten työsopimukset, työajat, lomat ja sairaspoissaolot. Lisäksi työntekijöiden tekemistä työsuorituksista syntyy tietoa, jotka liitetään työntekijän tietoihin, esimerkiksi tuntikirjaukset tai asiakkaisiin liittyvät toimenpiteet. Tiedot kerätään työntekijältä itseltään.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietojen vastanottajat ovat Allteq Solutions Oy ja sen käyttämät henkilötietojen käsittelijät. Henkilötietoja ei luovuteta muille rekisterinpitäjille.

Allteq Solutions Oy:n henkilötietojen käsittelijöinä käyttämät alihankkijat käsittelevät tietoja ainoastaan Allteq Solutionsin ohjeiden mukaisesti ja tässä asiakirjassa määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Allteq Solutions Oy on varmistanut sopimuksin, että käsittelyyn osallistuvat alihankkijat toimivat voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Käsittelijät suorittavat seuraavia tehtäviä: konesalipalvelu (Suomi), ohjelmistokehitys (Suomi), tietovarasto (EU, Azure), kirjanpito (Suomi), sähköpostipalvelu (Yhdysvallat, MailChimp).

Tietojen sijainti ja siirto EU:n ulkopuolelle

Allteq Solutions Oy:n asiakas-, työntekijä- ja toimittajatiedot säilytetään EU:ssa eikä niitä siirretä EU:n ulkopuolelle.

Suoramarkkinoinnissa käytetään MailChimp sähköpostipalvelua, joka sijaitsee Yhdysvalloissa. MailChimp on mukana Privacy Shield järjestelmässä joka takaa EU kansalaisille EU-tietosuoja- asetuksen mukaisen tietosuojan ja siten mahdollistaa tietojen siirron Yhdysvaltoihin palvelua käytettäessä.

Henkilötietojen säilytysaika

Asiakkaiden yhteystiedot siirretään soveltuvin osin suoramarkkinointitarkoitukseen asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Sopimuksia, laskuja ja niissä mahdollisesti olevia henkilötietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämät kuusi vuotta sen tilikauden päättymisen jälkeen, jona laskut ovat syntyneet.

Suoramarkkinointia varten kerättyjä yhteystietoja säilytetään 24 kuukautta viimeisimmän käytön jälkeen.

Palvelu- ja tavarantoimittajien yhteystietoja säilytetään 24 kuukautta viimeisimmän käytön jälkeen.

Työntekijöiden tietoja säilytetään palkkojen ja työaikojen osalta 10 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen.

Tietoturva

Allteq Solutions Oy on varmistanut henkilötietojen käsittelyn tietoturvan teknisillä ratkaisuilla, jatkuvalla riskienhallintaprosessilla sekä työntekijöiden koulutuksella ja ohjeistuksella.

Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä tarkoitetaan henkilöä, jota kerätyt henkilötiedot koskevat. EU:n tietosuoja- asetus takaa rekisteröidyille henkilöille joukon oikeuksia.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä, kun se perustuu yleiseen tai oikeutettuun etuun ja lisäksi aina oikeus vastustaa omien henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten. Näihin käyttötarkoituksiin liittyvissä Allteq Solutions Oy:n lähettämissä viesteissä on linkki jolla voit vastustaa käsittelyä. Lisäksi voit ottaa yhteyttä myös rekisterinpitäjän edustajaan.

Alla on yhteenveto kaikista oikeuksista ja siitä, miten rekisteröity voi näitä oikeuksia käyttää liittyen Allteq Solutions Oy:n henkilötietojen käsittelyyn.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Tietojen vastaanottajat ja säilytysajat on määritelty tässä tietosuojailmoituksessa. Mikäli haluat tarkistaa omat tietosi, ota yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Ota yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan.

Oikeus tietojen poistamiseen
Ota yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Ota yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan.

Vastustamisoikeus
Suoramarkkinointiviesteissä on linkki jolla voit vastustaa käsittelyä. Lisäksi voit ottaa yhteyttä myös rekisterinpitäjän edustajaan

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Ota yhteyttä rekisterinpitäjän edustajaan.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Suomessa valvova viranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ja ohjeet löydät osoitteesta www.tietosuoja.fi

Tieto siitä, perustuuko käsittely lakiin tai sopimukseen, ja onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot, ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen seuraukset
Työntekijöiden ja asiakkaiden tietojen käsittely perustuu sopimuksiin. Lisäksi palvelu- ja tavaran toimittajien yhteyshenkilön tiedot voivat perustua sopimukseen. Kieltäytyminen näiden tietojen antamisesta on todennäköisesti este sopimuksen solmimiselle.

Tiedot automaattisesta päätöksen teosta, profilointi mukaanluettuna
Allteq Solutions Oy ei käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.